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Ein Tag mit YouAtNotes Software bei Jette Lina (Sekretariat Geschäftsführung) bei der Demo AG.
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Wir sind heute in dem Sekretariat der Geschäftsführung. Hier arbeitet Jette mit zwei weiteren Kolleginnen als Assistenz der Geschäftsleitung. Auch dort wird das YouAtNotes CRM eingesetzt.
| Wenn es nun ein Anruf für die Geschäftsführer gibt, kann Jette mit Hilfe des Infobrowsers schnell einen Überblick über den Kontakt bekommen. Dafür benötigt sie im CRM gerade mal zwei Mausklicks, einmal auf den Kontakt, den zweiten auf Infobrowser "auf einem Blick" oder "Details". Nun kann sie schnell sehen, was mit dem Kontakt in der Vergangenheit alles gelaufen ist. | |
| Einer der Anrufer möchte nun mit dem Geschäftsführer einen Gesprächstermin vereinbaren. Diese Aufgabe kann Jette einfach und schnell mit dem YouAtNotes Gruppenkalender lösen.
Sie öffnet die Einzelansicht des Geschäftsführers und prüft die freien Zeiten. Nachdem Jette einen Zeitpunkt mit dem Anrufen vereinbart hat, erstellt sie aus dem Gruppenkalender einen Termin. Dieser Termin wird auch in den persönlichen Kalender des Geschäftsführers eingetragen.
Mit der Gruppenansicht des YouAtNotes Gruppenkalenders kann Jette sich auch schnell einen Überblick verschaffen, welcher der drei Geschäftsführer gerade verfügbar ist, einen Termin hat oder außer Haus ist. |
In wenigen Tagen wird im Unternehmen eine neue Telefonanlage installiert. In diesem Zuge wird auch die Telefonintegration (CTI) in das YouAtNotes CRM eingerichtet. Danach ist Jette in der Lage, direkt aus dem YouAtNotes CRM per Klick eine Telefonnummer zu wählen. Ausserdem kann das CRM so eingestellt werden, dass der anrufende Kontakt automatisch im YouAtNotes CRM geöffnet wird. Eine Arbeitserleichterung, auf die sich Jette schon sehr freut.
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| Natürlich gehört es auch zu den Aufgaben des Sekretariats, Korrespondenzen zu schreiben.
Für diese Anforderung steht Jette und ihren Kolleginnen die YouAtNotes Office Integration zur Verfügung. Damit kann Jette Briefe und andere Dokumente mit Office direkt aus YouAtNotes CRM heraus erstellen und auch dort ablegen.
Dafür sind auch wieder wenige Klicks notwendig: Kontakt auswählen, neuen Office-Vorgang erstellen, Vorlage wählen und schon öffnet sich Office mit dem neuen Brief. Die Anschrift, Anrede und Grußformeln sind auch schon automatisch ausgefüllt.
Nun noch den Inhalt schreiben, drucken und speichern. Das Dokument wird nun dem Kontakt im YouAtNotes CRM angehängt. Spielend einfach. |
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